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Entrepreneur, quel logiciel de facturation choisir ?

Chiffres clés

Factures

2,5 milliards de factures sont émises chaque année en France. 

Gestion

5% du chiffre d’affaires d’une entreprise est consacré à la gestion de ses documents administratifs papier. 

Dématérialisation

75% des entreprises qui dématérialisent leurs factures constatent une amélioration de la relation client/fournisseur. 

Gain de temps

Dématérialiser la facturation fait gagner en moyenne 30% de temps et permet d’économiser 70 kilos de papier par an. 

 

La facturation

Que vous soyez entrepreneur, chef d’entreprise, artisan ou responsable administratif, vous éditez surement des factures mensuellement ou quotidiennement.

C’est une tâche chronophage, sans valeur ajoutée et qui prend un certain temps. C’est la raison pour laquelle, l’acquisition d’un logiciel de facturation est importante.

Comment orienter son choix ? Comment bien choisir son logiciel de facturation en ligne ?

Cet article a pour but de vous aider dans votre recherche en vous expliquant les critères importants selon vos besoins.

 

La facture doit être réalisée dans le respect de normes définies par la loi. Elle doit afficher des mentions obligatoires. La facture est considérée comme étant une pièce justificative qui devrait être conservée pendant 10 ans.

Pourquoi opter pour un logiciel de facturation ?

L’utilisation d’un logiciel de facturation vous permettra de gagner un temps considérable dans les tâches administratives.

Avec un logiciel adapté à vos besoins, l’ensemble de vos actions liées à la facturation peuvent se faire via une seule interface. Ainsi, vous ne serez plus contraint de saisir toutes les informations manuellement. Les données de vos clients seront générées systématiquement et l’édification se fait en quelques clics.

Avoir un logiciel de facturation vous déchargera également des tâches de suivi de rangement des factures. Tout se fait automatiquement avec les bonnes numérotations et les bonnes dates.

Une fois remplies, vos factures pourront être envoyées directement par e-mail à vos clients. Avec un tel dispositif, vous n’aurez plus du mal à retrouver toutes vos factures, puisqu’il n’y a plus de papier à ranger. 

Une erreur dans une facture peut avoir d’importantes répercussions sur les activités d’un micro-entrepreneur. Avec un logiciel de facturation, les risques d’erreur sont quasiment nuls. L’utilisateur n’aura qu’à enregistrer une seule fois les informations nécessaires. Ces dernières peuvent par la suite être générées automatiquement à chaque facturation.

Avec un logiciel de facturation, votre facture respecte les normes, mais elle sera aussi personnalisée. Cette fonctionnalité est importante si vous voulez avoir des documents à l’image de votre entreprise.

Le logiciel de facturation ne sert pas uniquement à la rédaction des documents comptables. Il vous aide également dans le suivi de toutes vos transactions. Il sera très facile de vérifier si une facture est encore en attente de paiement, si elle est réglée ou si le client a besoin d’être relancé.

Grâce à cette approche pointilleuse, vous bénéficierez d’une meilleure visibilité dans la gestion de votre trésorerie.

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L’utilisation d’un logiciel de facturation vous permettra de gagner un temps considérable dans les tâches administratives.

Avec un logiciel adapté à vos besoins, l’ensemble de vos actions liées à la facturation peuvent se faire via une seule interface. Ainsi, vous ne serez plus contraint de saisir toutes les informations manuellement. Les données de vos clients seront générées systématiquement et l’édification se fait en quelques clics.

Avoir un logiciel de facturation vous déchargera également des tâches de suivi de rangement des factures. Tout se fait automatiquement avec les bonnes numérotations et les bonnes dates.

Une fois remplies, vos factures pourront être envoyées directement par e-mail à vos clients. Avec un tel dispositif, vous n’aurez plus du mal à retrouver toutes vos factures, puisqu’il n’y a plus de papier à ranger. 

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Une erreur dans une facture peut avoir d’importantes répercussions sur les activités d’un micro-entrepreneur. Avec un logiciel de facturation, les risques d’erreur sont quasiment nuls. L’utilisateur n’aura qu’à enregistrer une seule fois les informations nécessaires. Ces dernières peuvent par la suite être générées automatiquement à chaque facturation.

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Avec un logiciel de facturation, votre facture respecte les normes, mais elle sera aussi personnalisée. Cette fonctionnalité est importante si vous voulez avoir des documents à l’image de votre entreprise.

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Le logiciel de facturation ne sert pas uniquement à la rédaction des documents comptables. Il vous aide également dans le suivi de toutes vos transactions. Il sera très facile de vérifier si une facture est encore en attente de paiement, si elle est réglée ou si le client a besoin d’être relancé.

Grâce à cette approche pointilleuse, vous bénéficierez d’une meilleure visibilité dans la gestion de votre trésorerie.

Comment choisir mon logiciel de facturation ?

Le premier point, et sans doute le plus important, est de savoir si vous allez gérer votre comptabilité vous-même ou si vous allez déléguer cette partie à un prestataire.

Si vous gérez l’intégralité de votre processus, il sera préférable d’opter pour un logiciel « tout-en-un » :

  • Un logiciel de devis-facturation et un logiciel de comptabilité pour les petites structures ;
  • Un logiciel de gestion commerciale et un logiciel de comptabilité pour les moyennes et grandes entreprises.

À l’inverse, si vous avez un expert-comptable, un logiciel de facturation suffira. Vous pouvez opter pour un logiciel qui permettra à votre expert-comptable d’y avoir accès afin que les modalités d’intégration de la facturation dans la comptabilité soient facilitées.

Un logiciel de facturation doit être clair et intuitif pour vous. La navigation doit être fluide avec une interface simple. Autrement dit, vous devez vous sentir à l’aise avec votre outil de facturation et devez avoir envie de l’utiliser.

Pour vous en assurer, n’hésitez pas à tester un logiciel de facturation avant de l’acheter. De nombreux logiciels sont disponibles en version d’essai pendant une période limitée allant de 7 à 30 jours.

Cette phase de test vous permettra de vous fonder votre propre opinion sur l’ergonomie du logiciel. Ce sera également un bon moyen de vérifier son adéquation avec les besoins de votre entreprise et de comparer les différents logiciels entre eux.

Il est indispensable que le logiciel de facturation de votre choix propose des fonctionnalités de personnalisation, comme, par exemple, l’ajout de votre logo, la police utilisée ou encore les couleurs de votre entreprise.

Il peut également être intéressant de savoir si un logiciel permet d’enregistrer des modèles de factures différents, en fonction de votre activité (par exemple si vous avez besoin de devis, de provisions, de factures…) et de l’activité du destinataire (particulier ou professionnel).

En tant qu’entrepreneur, vous devez penser à un millier de choses à la fois. C’est pourquoi s’assurer d’un suivi optimal du règlement des factures n’est pas toujours de tout repos.

Optez pour un logiciel qui vous signale tout dépassement de date de règlement. Certains logiciels permettent un envoi d’email de relance automatique voire même de modèles de lettres de mise en demeure.

Veillez à ce que les données hébergées par le logiciel soient sur un espace sécurisé. Avoir recours à un éditeur de logiciel connu et reconnu permet de s’assurer que des moyens suffisants sont mis en œuvre pour sécuriser vos données.

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Le premier point, et sans doute le plus important, est de savoir si vous allez gérer votre comptabilité vous-même ou si vous allez déléguer cette partie à un prestataire.

Si vous gérez l’intégralité de votre processus, il sera préférable d’opter pour un logiciel « tout-en-un » :

  • Un logiciel de devis-facturation et un logiciel de comptabilité pour les petites structures ;
  • Un logiciel de gestion commerciale et un logiciel de comptabilité pour les moyennes et grandes entreprises.

À l’inverse, si vous avez un expert-comptable, un logiciel de facturation suffira. Vous pouvez opter pour un logiciel qui permettra à votre expert-comptable d’y avoir accès afin que les modalités d’intégration de la facturation dans la comptabilité soient facilitées.

02

Un logiciel de facturation doit être clair et intuitif pour vous. La navigation doit être fluide avec une interface simple. Autrement dit, vous devez vous sentir à l’aise avec votre outil de facturation et devez avoir envie de l’utiliser.

Pour vous en assurer, n’hésitez pas à tester un logiciel de facturation avant de l’acheter. De nombreux logiciels sont disponibles en version d’essai pendant une période limitée allant de 7 à 30 jours.

Cette phase de test vous permettra de vous fonder votre propre opinion sur l’ergonomie du logiciel. Ce sera également un bon moyen de vérifier son adéquation avec les besoins de votre entreprise et de comparer les différents logiciels entre eux.

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Il est indispensable que le logiciel de facturation de votre choix propose des fonctionnalités de personnalisation, comme, par exemple, l’ajout de votre logo, la police utilisée ou encore les couleurs de votre entreprise.

Il peut également être intéressant de savoir si un logiciel permet d’enregistrer des modèles de factures différents, en fonction de votre activité (par exemple si vous avez besoin de devis, de provisions, de factures…) et de l’activité du destinataire (particulier ou professionnel).

04

En tant qu’entrepreneur, vous devez penser à un millier de choses à la fois. C’est pourquoi s’assurer d’un suivi optimal du règlement des factures n’est pas toujours de tout repos.

Optez pour un logiciel qui vous signale tout dépassement de date de règlement. Certains logiciels permettent un envoi d’email de relance automatique voire même de modèles de lettres de mise en demeure.

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Veillez à ce que les données hébergées par le logiciel soient sur un espace sécurisé. Avoir recours à un éditeur de logiciel connu et reconnu permet de s’assurer que des moyens suffisants sont mis en œuvre pour sécuriser vos données.

Quel logiciel de facturation choisir ?

Une fois que vous avez pu faire le point sur les critères de choix et sur le type de logiciel de facturation qui vous convient, vous pouvez comparer les divers outils disponibles sur le marché. 

Quel budget consacrer à un outil de facturation ?

Selon vos besoins, certains logiciels sont gratuits, mais pour un logiciel de facturation complet et fonctionnel le prix varie entre 30 et 100€ par mois.

On vous accompagne pour faire un choix de logiciel de facturation :

Chaque logiciel présente ses atouts et ses faiblesses. Par conséquent, il convient d’analyser scrupuleusement toutes les offres avant de faire son choix sur un logiciel donné. Voici une liste de quelques logiciels qui pourraient répondre à vos besoins.

En plus d’éditer des factures personnalisées, le logiciel ERP Sellsy est muni d’un module CRM et d’un logiciel de comptabilité.

Si vous êtes autoentrepreneur ou à la tête d’une TPE, le logiciel de facturation Factomos est intéressant. Facile à utiliser, ce logiciel payant propose des tarifs très intéressants.

Il est spécialement indiqué aux petites entreprises. Pour cause, il s’agit d’un logiciel gratuit qui vous offre la possibilité d’établir des factures sous format papier, PDF et électronique.

Simple et intuitif, Evoliz est un outil tout-en-un aux multiples fonctionnalités. En effet, en plus d’être un outil de facturation, il intègre un module CRM et un outil de comptabilité

En termes de facturation, de comptabilité et de gestion, Henrri répond parfaitement aux besoins des TPE/PME. Cet outil vous permet alors de produire des factures personnalisées qui peuvent contenir des textes libres, des images, votre logo… D’autre part, il s’agit d’un outil fiable pour sécuriser et stocker vos données. Obéissant à la loi antifraude, ce logiciel de facturation allie ainsi sécurité, facilité d’utilisation et personnalisation des documents.

Le logiciel ne génère pas seulement des factures personnalisées et professionnelles. Il vous permet également de relancer les impayés et de transmettre les factures à distance.

Ce logiciel de devis, facture et de comptabilité vous permet d’importer vos relevés bancaires et gérer vos dépenses sur mobile.

Cette solution vous permet de facturer dans 35 langues et dans toutes les devises mondiales.

Infast est un logiciel entièrement en ligne (sans installation ou téléchargement), mais qui peut aussi fonctionner en mode hors-ligne. Fiable et sécurisée, la solution est 100 % française et est conforme à la loi antifraude.

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